Umgang mit personenbezogenen Daten von Lieferanten, Handwerkern & Dienstleistern

Wenn Du als Lieferant, Handwerker oder Dienstleister mit uns zusammenarbeitest, verarbeiten wir personenbezogene Daten, um die Zusammenarbeit zu organisieren und abzuwickeln.

Dazu gehören insbesondere:

• Unternehmensdaten (z. B. Name des Unternehmens, Rechtsform, Anschrift, Kontaktdaten)
• Kontaktdaten der Ansprechpersonen (Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Position/Funktion)
• Vertrags-, Angebots- und Auftragsdaten
• Rechnungs- und Zahlungsdaten (z. B. Bankverbindung, Betrag, Zahlungszweck)
• Korrespondenzdaten (z. B. Inhalte aus E-Mails oder Schriftverkehr)
• ggf. Daten über Reklamationen, Schadensmeldungen oder Leistungsorte bei Handwerksleistungen
• technische Kommunikationsdaten (z. B. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit bei digitaler Übermittlung)

Intern erhalten nur die Personen Zugriff auf Deine Daten, die sie für die Durchführung und Abwicklung der Zusammenarbeit benötigen.

Dazu gehören in der Regel:

• Einkauf
• Buchhaltung
• Projektleitung
• Geschäftsführung

Externe Empfänger können sein:

• Steuerberater und Behörden (z. B. Finanzamt), soweit gesetzlich erforderlich
• IT- und Hosting-Dienstleister
• Banken und Zahlungsinstitute
• ggf. Rechtsanwälte oder Versicherungen bei Schadensfällen.

Eine darüberhinausgehende Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.

Hinweis:
Eine vollständige Übersicht aller Unternehmen, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag oder eigenverantwortlich verarbeiten
(z. B. Hosting, Versand, Druck, Zahlungsabwicklung), findest Du hier in unserer Liste Dienstanbieter.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Lieferanten, Handwerkern und Dienstleistern, um unsere Zusammenarbeit planen, durchführen und zuverlässig dokumentieren zu können.

Dazu gehört die Kommunikation im Vorfeld, die Angebotserstellung, die Auftragsabwicklung sowie die Buchführung und Zahlung.

Die Datenverarbeitung erfolgt außerdem, um gesetzlichen Pflichten nachzukommen – zum Beispiel steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten – und um bei Bedarf unsere berechtigten Interessen zu wahren, etwa bei der Durchsetzung oder Abwehr von Rechtsansprüchen.

Ohne die notwendigen Angaben können wir keine Angebote einholen, Aufträge vergeben oder Zahlungen abwickeln.
Die Bereitstellung der Daten ist daher Voraussetzung für eine reibungslose Zusammenarbeit.

Wenn Du uns bestimmte Daten nicht zur Verfügung stellst, kann es dazu führen, dass wir den Auftrag nicht bearbeiten oder die vereinbarte Leistung nicht ordnungsgemäß durchführen können.

Für Angaben, die ausdrücklich als freiwillig gekennzeichnet sind, entstehen Dir selbstverständlich keine Nachteile, wenn Du sie nicht angibst.

Die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Je nach Zweck der Zusammenarbeit stützen wir uns dabei auf folgende Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Die Verarbeitung ist erforderlich, um vorvertragliche Maßnahmen durchzuführen oder einen Vertrag zu erfüllen (z. B. Angebotserstellung, Auftragsabwicklung, Rechnungslegung).
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Die Verarbeitung ist notwendig, um rechtliche Verpflichtungen zu erfüllen (z. B. steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten, Buchführung).
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Die Verarbeitung erfolgt zur Wahrung berechtigter Interessen, etwa zur Sicherstellung einer reibungslosen Geschäftsabwicklung, zur Organisation interner Prozesse oder zur Geltendmachung rechtlicher Ansprüche.

Wir speichern personenbezogene Daten von Lieferanten, Handwerkern und Dienstleistern nur so lange, wie sie für die genannten Zwecke erforderlich sind.

Das bedeutet konkret:

• Vertrags- und Rechnungsdaten werden gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (in der Regel bis zu zehn Jahre) gespeichert.
• Kommunikations- und Projektdaten bewahren wir nur so lange auf, wie sie für die laufende Zusammenarbeit notwendig sind.

Sobald der Zweck entfällt und keine gesetzlichen Pflichten mehr bestehen, werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

Du kannst der Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten jederzeit widersprechen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder zwingenden vertraglichen Gründe entgegenstehen.

Wenn Du Fragen zum Datenschutz oder zur Verarbeitung Deiner Daten hast,
kannst Du Dich jederzeit an uns wenden.
Schreibe uns einfach an support@auditoria.eu

Nach Eingang Deines Widerspruchs prüfen wir den Vorgang und löschen oder sperren die betroffenen Daten, sofern keine gesetzlichen Verpflichtungen einer Löschung entgegenstehen.